Heb jij al actie ondernomen?
In eerder blogs vertelde ik je over hoe je je hoofd leeg kunt maken met een breindump en hoe je prioriteiten stelt.
Wanneer je dat gedaan hebt dan is het ook fijn dat de taken die je opgeschreven hebt ook gaat oppakken en uitvoeren. Vaak blijft het bij mooie lijstjes maken maar het gaat er uiteindelijk om dat je de taken die daarop terecht gekomen zijn ook daadwerkelijk oppakt en uitvoert. Tijd voor actie dus!
Zo kom je in de actiestand:
Maak concreet
Als je goed kijkt naar alle dingen die op jouw bordje liggen, zie je er waarschijnlijk grote, veelomvattende of juist vage, abstracte taken tussen staan. Ze nodigen niet uit mee aan de slag te gaan.
Grote taken kunnen verlammend werken want je denkt hierbij misschien al snel: ‘dat lukt me nu echt niet allemaal in één keer’ en stelt het daarom nog maar even uit. Dat geldt ook vaak voor vage taken. Het is niet helemaal duidelijk wat je precies moet doen; een reden om het voor je uit te schuiven.
Het is dus belangrijk je taken zo concreet mogelijk te maken. Hoe concreter, hoe beter!
Grote, veelomvattende taken hoef je natuurlijk niet helemaal in één keer af te ronden. Deel deze taken dan ook op in kleine, behapbare acties. Elke actie die je oppakt, brengt je dichter bij de afronding van deze taak.
Hetzelfde geldt voor abstracte taken, maak ze zo concreet mogelijk. Bepaal wat de allereerste concrete actie is die je voor een taak moet doen. Gevolgd door volgende concrete vervolgacties om de taak tot een goed einde te brengen. Start daarbij met een werkwoord, bijvoorbeeld:
Bel Remco voor.…
Mail Janneke over.…
Betaal factuur….
Koop lunch
Op deze manier worden je acties tastbaar en concreet en weet je wat je te doen staat.
Verdeel je acties
De ene actie voer je in een handomdraai uit, voor andere acties heb je meer tijd nodig. Maak daarom onderscheid in verschillende soorten acties.
🕐 5 minuten acties
🕑 10 – 15 minuten acties
🕒 15+ minuten acties
5 minuten acties
Dé manier om je actielijst binnen de perken te houden is om elke actie die je binnen 5 minuten kunt uitvoeren niet eerst noteert, maar meteen afhandelt. Opschrijven kost vaak meer tijd.
Bovendien gaat er een stimulerende werking van uit, het geeft je een gevoel goed bezig te zijn en dat motiveert om door te pakken.
10 – 15 minuten acties
Heeft het geen haast en zijn de acties niet tijdgebonden? Noteer ze dan op je actielijst.
Pak deze acties op als je even een moment niets om handen hebt. Bijv. wanneer je wacht op een afspraak met een collega, wanneer je eerder terug bent van een vergadering of ingeval de digitale systemen uitvallen 😉.
Het wegwerken van ongeveer 4 acties per dag is vaak prima haalbaar.
Heb je veel 10 – 15 minuten acties? Reserveer hiervoor dan dagelijks of wekelijks een tijdblok van een uur in je agenda waarin je maximaal 4 – 6 acties oppakt.
Zijn de acties tijdgebonden? Geef ze dan een plekje in je agenda.
15+ minuten actie
Acties die langer dan 15 minuten duren, plan je altijd in je agenda in. Deze acties doe je niet zomaar even tussendoor, hiervoor moet je echt even tijd reserveren.
Plan blokken variërend van 30 minuten tot maximaal 4 uur met een begin- en eindtijd.
Tip: Houd rekening met jouw piekmomenten en plan deze blokken op die momenten van de dag waarop jij het meest productief kunt werken.
Bundel acties
Wil je concrete acties zo efficiënt mogelijk uitvoeren? Dan kan het handig zijn om soortgelijke acties te bundelen waardoor je ze sneller uitvoert.
Trek bijvoorbeeld eens een uurtje uit om alle telefoontjes die je op je lijst hebt staan uit te voeren. Dat scheelt je voorbereidingstijd en afrondingstijd omdat je alles wat je nodig hebt voor het ‘bellen’ er maar één keer hoeft bij te pakken.
Maak een planning
Wil je graag de vaart erin te houden? Neem dan wekelijks op een vaste dag en tijd een moment om je planning te maken. Zo krijg je goed beeld van je beschikbare tijd en welke acties je wel en niet kunt oppakken.
Heb je veel afspraken en taken op de planning staan? Dan plan je wat minder acties in. Op momenten dat je wat meer ruimte hebt, plan je er wat meer.
Zorg ervoor dat de vaart erin blijft, ook al is het maar met kleine stapjes.
Tot slot
Ik hoop dat deze tips je op weg helpen bij het uitvoeren en oppakken van je taken.
Heb je er specifieke vragen over of zijn er dingen waar je tegenaan loopt bij het opstellen van een takenlijst, het bepalen van je prioriteiten of het maken van je weekplanning? Plan dan een gratis online adviesgesprek met mij in, ik help je graag op weg.
Tijdens dit gesprek voorzie ik je graag van concrete en praktische tips en adviezen die je direct kunt toepassen en je meteen resultaat opleveren.
Niet aarzelen, gewoon doen! Zie ik je online?
