5 Meest gemaakte plan fouten op een rij

Druk… Dat is het antwoord wat ik regelmatig hoor wanneer ik iemand vraag hoe het met hem of haar gaat.

Maar druk of niet, ik ben van mening dat ‘druk zijn’ een keuze is. We hebben allemaal dezelfde hoeveelheid tijd in een dag en het gaat er naar mijn idee om hoe je die tijd besteedt. Het is goed om te kijken naar je beschikbare tijd en wat je in die tijd wilt of kunt doen.

Het maken van een goede, haalbare planning helpt je meer grip te krijgen op je tijdsbesteding waardoor meer gedaan krijgt. Maar het maken van een haalbare planning blijkt vaak lastiger dan gedacht.

Want er komt altijd wel iets tussendoor. Taken vragen meer tijd dan je van tevoren had gedacht of afspraken lopen uit. Je komt hierdoor al snel in de knel met je tijd waardoor je niet toekomt aan al je geplande activiteiten, laat staan aan tijd voor jezelf.

Je sluit je dag met een onbevredigend gevoel af of misschien ga je wel net zo lang door totdat alles van je takenlijst is gedaan en meer uren maakt dan je zou willen.

Misschien herken jij jezelf wel in één van de volgende veel voorkomende plan fouten.

5 Meest gemaakte plan fouten op een rij

Geen tijd voor jezelf

De basis voor goed functioneren, is goed voor jezelf zorgen. Maar tijd voor jezelf en afspraken met jezelf worden vaak niet in de planning opgenomen of alleen als sluitpost, wanneer er ‘ruimte overblijft’.

Zelf vind ik het heel belangrijk om te sporten en te wandelen, maar ook het nemen van pauzes en het nuttigen van een gezonde lunch zijn voor mij voorwaarden om goed te kunnen functioneren. Daarom plan ik deze altijd als eerste in.

Misschien lijkt het overbodig om deze zaken in je weekplanning op te nemen. Maar in de praktijk blijkt dat deze oh zo belangrijke zaken er nogal eens bij inschieten of een sluitpost van de dag of week zijn. Terwijl dit juist dé basisvoorwaarden zijn om goed te kunnen functioneren.

Neem je dit wél in je planning op dan ben je eerder geneigd die dingen ook écht te gaan doen.

Plan daarom altijd als eerste tijd voor jezelf in!

Teveel plannen

De vaste afspraken worden meestal wel in de planning opgenomen, maar de rest wordt vaak in het hoofd opgeslagen. Schrijf je niet alles op, dan kun je je beschikbare tijd behoorlijk overschatten. Je wilt zoveel mogelijk gedaan krijgen en plant dan ook al snel teveel in.

Heb je meer taken dan tijd? Dan is het goed om keuzes te maken in wat écht belangrijk is en écht niet kan wachten of wat iets minder belangrijk is en nog wel even kan wachten. Prop je planning niet helemaal vol en voorkom het gevoel dat je alsmaar achter de feiten aan loopt.

Te optimistisch plannen

We plannen vaak té optimistisch. Veel taken denken we ‘wel even tussendoor’ te kunnen doen.

We onderschatten regelmatig hoeveel tijd een taak daadwerkelijk in beslag neemt. ‘Oh dat is zo gepiept’ of ‘Ja, maar daar ben ik echt niet zo lang mee bezig hoor’ zijn uitspraken die ik regelmatig hoor.

Op papier past het allemaal prima maar in de praktijk lopen dingen vaak anders dan gepland.

Een afspraak of taak neemt al snel meer tijd in beslag dan verwacht of misschien kom je wel in een file terecht. Hierdoor loop je al meteen achter op je planning en dat kan je een opgejaagd, gestrest of ontevreden gevoel bezorgen.

Houd eens bij hoeveel tijd bepaalde werkzaamheden, afspraken en activiteiten in beslag nemen. Dit kan je helpen om een haalbare planning te maken.

Voorbereiding en reistijd niet inplannen

Bij het inplannen van afspraken wordt niet altijd rekening gehouden met de reistijd, laat staan tijd voor het voorbereiden of uitwerken van de afspraak.

Het kost tijd om naar en van een afspraak te komen en het voorbereiden en uitwerken ervan kost ook tijd. Neem je dit niet in je planning op dan kom je al snel in de knel.

Plan daarom ook reistijd in en houd er rekening mee dat een afspraak voorbereidingstijd of uitwerktijd nodig kan hebben.

Om je planning realistisch en haalbaar te maken is het belangrijk dat je al jouw taken, activiteiten en afspraken in je planning noteert. Dit geeft je een goed overzicht van je beschikbare tijd.

Kortom; wanneer je alles in je planning opneemt, maak je zichtbaar dat je op die momenten geen andere afspraken of taken kunt inplannen of oppakken.

Te krap plannen

Het tjokvol plannen van je week, kan je een opgejaagd gevoel geven. Terwijl het zo belangrijk is om tijd te hebben om even op adem te komen tussen afspraken en activiteiten door of een ad hoc taak op te kunnen pakken.

Plan daarom dagelijks tijd voor onverwachte zaken. Dit kun je doen door iets meer tijd voor een afspraak of activiteit in je agenda te plannen of door gewoonweg dagelijks 1 à 1,5 uur voor ‘onverwacht’ of als ‘uitlooptijd’ in je planning te noteren.