Hoe vaak verstuur jij een e-mail?

Als ik naar mijn eigen mailbox kijk, zie ik dat ik ongemerkt aardig wat e-mails de deur uitwerk. Wil je wat weten of melden? Dan stuur je al snel even een mailtje.

We mailen er allemaal flink op los, de een nog meer dan de ander. Het is eigenlijk een gewoonte geworden om overal maar een e-mail voor te versturen.

Maar e-mails kunnen regelmatig een bron van ergernis zijn of stress opleveren (al dan niet bewust) en zitten dan de hele dag in je hoofd. Een dag geen e-mail ontvangen of versturen kan dan ook als een bevrijding voelen en veel rust opleveren.

In de Verenigde Staten (waar anders, daar hebben ze overal een ‘dag’ voor 😉) hebben ze daarom een dag in het leven geroepen waarop het versturen van e-mail taboe is:

E-mail loze vrijdag

Een aantal jaren geleden is deze dag overgewaaid naar Europa en Nederland en vindt op iedere laatste vrijdag van november plaats.

Het is bedoeld om bewustwording te creëren, je minder te laten leiden door je elektronische post en de gewoonte van het e-mailen te doorbreken. Dit jaar valt e-mail loze vrijdag op 26 november.

Bewustwording

Op e-mail loze vrijdag is het niet de bedoeling dat je de hele dag geen e-mails verstuurt (alhoewel dat natuurlijk wel mag 😉). Het is de bedoeling om op deze dag eens stil te staan bij het aantal e-mails dát je verstuurt, waarom je ze verstuurt en hoe je met je mailbox omgaat.

Het kan je namelijk veel tijd en rust opleveren wanneer je je e-mail gewoontes eens goed onder de loep neemt en er op een andere manier mee omgaat.

Kan het anders?

Beoordeel aan de hand van de volgende vragen of jij misschien anders kunt omgaan met je e-mail.

Vraag jezelf af – voordat je een e-mail verstuurt – of een e-mail wel het juiste communicatiemiddel is. 
Soms is het handiger en sneller om even de telefoon te pakken of naar een collega toe te lopen om je vraag voor te leggen.

Hoe vaak per dag controleer jij je mailbox? Reageer jij direct op een e-mail die binnenkomt? Of raadpleeg jij je mailbox de hele dag door?
Check slechts 2 à 3 keer per dag je mailbox. Weersta de verleiding om op iedere e-mail direct te reageren. Zet desnoods je e-mail verificaties uit.

Verstuur je regelmatig cc-mails?
Over het algemeen vereist zo’n mail geen directe actie. Ga hier dan ook spaarzaam mee om. Gebruik het cc-vak alleen als het voor de ontvanger écht van toegevoegde waarde is.

Gebruik je wel eens de ‘Reply-to-all’ knop?
Voorkom het gebruik van ‘Reply-to-all’. Verstuur je antwoord alleen naar de originele afzender.

Hoe vul jij de onderwerp regel van je e-mail? 
Gebruik in de onderwerp regel een zo concreet en volledig mogelijke tekst zodat voor de ontvanger meteen duidelijk is waar de e-mail over gaat. Beperk je daarbij zoveel mogelijk tot één onderwerp per e-mail.

Uitdaging

Om de gewoonte van het e-mailen te doorbreken, zou je op deze dag – al dan niet met je collega’s – een uitdaging kunnen bedenken om meer bewustwording te creëren. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan:

📧 Verstuur zo min mogelijk e-mails; pak wat vaker de telefoon of loop eens langs bij een collega.

📧 Gebruik maximaal een half uur per mailmoment om je e-mails af te verwerken.

📧 Werk deze dag offline (en zet ook je telefoon offline 😉).

📧 Zet alle notificaties op je computer uit.

📧  Maak met je collega’s een e-mail beleid.

📧 Neem de tijd om je maibox op te schonen.

📧 Meld je af voor alle reclame, nieuwsbrieven en meldingen van social-media die voor jou geen toegevoegde waarde hebben.

Opruimen

Deze dag kun je natuurlijk ook gebruiken om je mailbox eens rigoureus op te schonen en kritisch te kijken naar de e-mails die in je mailbox staan. In mijn blog ‘Chaos in je mailbox?’ lees je hoe je een goede basis legt en je mailbox in het vervolg moeiteloos kunt bijhouden.

En voorkomen is beter dan genezen. In deze blog ontdek je hoe je ervoor zorgt dat (relatief) onbelangrijke e-mails je mailbox niet meer binnenkomen.

Hulp nodig bij het opruimen en organiseren van je mailbox?

Neem dan eens vrijblijvend contact met me op.  Dan kun je mij vertellen waar je tegenaan loopt en wat je belangrijkste knelpunten zijn. Samen bekijken we wat jouw wensen en doelen zijn en hoe we deze het beste kunnen aanpakken.

jb1x

Gratis E-Book & tips

Organiseren van je administratie

Gratis E-Book

Handige tips die je helpen het overzicht in je spullen, administratie, agenda en huishouden weer terug te krijgen.

Ja! die pak ik mee
Organiseren van je huis

Gratis trips & tricks

Ik geef je graag handige tips die je helpen bij het opruimen, huishouden, administreren en agenderen.

Ja! Leuk om te lezen