Zo krijg je het overzicht weer terug!

Voelt het alsof je wordt geleefd door je mailbox? Zie je door de bomen het bos niet meer? Of heb je moeite met het organiseren en verwerken van je e-mails?

Geen nood! Met deze 4 stappen krijg je het overzicht weer terug!

Neem even een moment de tijd om er goed voor te gaan zitten want het is belangrijk dat je een goede basis legt zodat je je mailbox straks moeiteloos kunt bijhouden.

Opschonen

Aan het opschonen van je mailbox ben je vast wel eens begonnen of misschien heb je dat zelfs al wel meerdere keren gedaan. Maar op de een of andere manier komt er toch steeds de klad in waardoor je mailbox weer overvol is geraakt.

Schoon daarom nu je mailbox voor eens en altijd vakkundig op.

Maak als eerste een archief map aan in de mappenstructuur van je mailbox en maak daarbinnen een submap ‘Oude inbox’.

Verplaats daarna alle mails uit je inbox die ouder zijn dan 4 weken naar de submap ‘Oude inbox’. Grote kans dat je al wat met deze mails hebt gedaan of dat ze ‘oud nieuws’ bevatten.

Door de mails uit je inbox naar deze map te verplaatsen ben je de mails niet kwijt en kun je ze nog met een gerust hart terugvinden wanneer je achteraf denkt deze nodig te hebben.

Zo, dat ruimt al lekker op!

Structuur

Bewaar niet alle e-mails in je inbox. De post die via je brievenbus binnenkomt, bewaar je tenslotte ook niet in de brievenbus zelf.

Maak daarom een slimme mappenstructuur aan.

Bepaal allereerst voor jezelf welke mappen je denkt nodig te hebben. Maak zoveel mogelijk gebruik van projectmappen en vermijd jaarmappen, persoonsmappen of e-mailmappen.

Maak de nieuwe mappen aan maar beperk het aantal tot maximaal 10 – 15 mappen en vermijd submappen (de map ‘Oude inbox’ is de enige submap die je in je mappenstructuur aanmaakt).

Methode

Kijk dan eens kritisch naar de mails die nu nog in je inbox staan. Moet je er nog iets mee doen? Is de mail alleen ter informatie of is deze misschien zelfs al afgehandeld?

Wanneer je nog iets met de mail moet doen, hanteer dan de volgende stelregel:

  • Kost het minder dan 5 minuten? Doe het nu!
  • Kost het 10-15 minuten? Zet deze taak op je takenlijst.
  • Kost het meer dan 15 minuten? Plan deze actie in je agenda.

Beslis direct!

Gemiddeld genomen wordt een mail 7 x bekeken voordat er iets mee wordt gedaan. Dit kost onnodig tijd en energie.

Neem daarom vanaf vandaag altijd direct een beslissing over een mail. Handel deze direct af of hanteer bovenstaande stelregels.

De e-mail op zich kun je dan verwijderen. Moet deze echt bewaard worden dan verplaats je deze naar de juiste map.

Bewaren of weg?

Voor veel mensen is het lastig om een e-mail definitief te verwijderen want ja, je weet tenslotte maar nooit…

Bewaar alleen e-mails die een bewijsfunctie hebben of mails die informatie bevatten die je niet snel elders kunt opvragen of raadplegen. De rest kun je met een gerust hart verwijderen.

Onderhoud

Vaste momenten

Voorkom dat je de hele (werk)dag in je mailbox rond hangt. Check daarom slechts twee maal per dag je mailbox, bij voorkeur op vaste momenten.

Bepaal voor jezelf op welke momenten van de dag je dit het beste doet. Begin je dag niet met het checken van je mail. Wanneer je de dag start met het checken van je mail, geef je prioriteit aan de planning van een ander terwijl je eigen to-do lijst naar de achtergrond schuift.

Start de dag dus eerst met actie.

Vaak ben je in de ochtend het productiefst en werk je beter eerst een aantal taken weg en check je de e-mail de eerste keer aan het einde van de ochtend. De tweede keer doe je dit bijvoorbeeld tegen het einde van de dag.

Blok hiervoor ongeveer een half uur tot een uur af in je agenda en besteed deze tijd ook echt alleen aan het verwerken van je e-mail.

Laat je niet afleiden door telefoon, collega’s of andere prikkels. Sluit daarna het mailprogramma af.

Routine

Het is belangrijk om regelmatig onderhoud te plegen om het overzicht in je mailbox te behouden. Plan hier periodiek een moment voor in. Ruim alle oude mails op en leeg je prullenbak. Zo houd je de mappen actueel en voorkom je dat je computer trager wordt.

Pas je deze stappen consequent toe? Dan krijg je meer grip op je mailbox en wordt het gemakkelijker om deze bij te houden.

Tip:

Overvolle mailbox voorkomen? Lees dan ook eens deze tips, voorkomen is tenslotte beter dan genezen 😉.

Heb je vragen of wil je een afspraak maken?

Blijf er niet mee zitten! Mail of bel me en stel je vraag dan kun je mij vertellen waar je tegenaan loopt en wat je belangrijkste knelpunten zijn. Samen bekijken we wat jouw wensen en doelen zijn en hoe we deze het beste kunnen aanpakken.

jb1x

Gratis E-Book & tips

Organiseren van je administratie

Gratis E-Book

Handige tips die je helpen het overzicht in je spullen, administratie, agenda en huishouden weer terug te krijgen.

Ja! die pak ik mee
Organiseren van je huis

Gratis trips & tricks

Ik geef je graag handige tips die je helpen bij het opruimen, huishouden, administreren en agenderen.

Ja! Leuk om te lezen