Chaos in je mailbox?

Voelt het alsof je wordt geleefd door alle berichten die je mailbox binnenkomen? Heb je ‘tig’ e-mails in je inbox staan en heb je moeite met het organiseren en verwerken ervan?

E-mail verwerken is dé grote tijdvreter op de werkplek. Uit onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de werknemers minstens twee uur per dag besteed aan het lezen en reageren op binnenkomende e-mails. En zelfs die twee uur zijn vaak niet genoeg om alle mails te behandelen.

Door voortdurend te reageren op inkomende berichten kom je niet toe aan het ‘échte’ werk – het werk waarvoor je bent aangenomen of waarvoor je ondernemer bent geworden. Je productiviteit komt hierdoor in het gedrang. Herken je dit?

Om je e-mails optimaal te kunnen verwerken, is het belangrijk om ze goed te organiseren en slim te verwerken. Deze 4 stappen helpen je op weg.

In 4 stappen het overzicht weer terug!

Neem even een moment de tijd om er goed voor te gaan zitten want het is belangrijk dat je een goede basis legt zodat je je mailbox straks moeiteloos kunt bijhouden.

Opschonen

Aan het opschonen van je mailbox ben je vast wel eens begonnen of misschien heb je dat zelfs al wel meerdere keren gedaan. Maar op de een of andere manier komt er toch elke keer de klad in waardoor je mailbox steeds weer overvol raakt.

Schoon daarom je mailbox nu voor eens en altijd vakkundig op.

Maak als eerste een archiefmap aan in de mappenstructuur van je mailbox en maak daarbinnen een submap ‘Oude inbox’.

Verplaats daarna alle e-mails uit je inbox – die ouder zijn dan 4 weken – naar de submap ‘Oude inbox’. Grote kans dat je al wat met deze mails hebt gedaan of dat ze ‘oud nieuws’ bevatten.

Door de mails uit je inbox te verplaatsen naar deze map ben je ze niet kwijt en kun je ze met een gerust hart nog terugvinden wanneer je deze achteraf toch nog nodig denkt te hebben.

Zo, dat ruimt al lekker op!

Structuur

Bewaar niet alle e-mails in je inbox. De post die via je brievenbus binnenkomt, bewaar je tenslotte ook niet op de deurmat of in de brievenbus zelf .

Maak daarom een slimme mappenstructuur aan.

Bepaal allereerst welke mappen je denkt nodig te hebben, beperk het aantal tot maximaal 10 – 15 mappen. Maak zoveel mogelijk gebruik van projectmappen en vermijd jaarmappen, persoonsmappen of e-mailmappen.

Maak de nieuwe mappen aan en vermijd daarbij het aanmaken van submappen. De map ‘Oude inbox’ is de enige submap die je in je mappenstructuur aanmaakt.

Methode

Kijk dan eens kritisch naar de e-mails die nu nog in je inbox staan. Moet je er nog iets mee doen? Is de mail alleen ter informatie of is deze misschien zelfs al afgehandeld?

Wanneer je nog iets met de mail moet doen, hanteer dan de volgende stelregel:

• Kost het minder dan 5 minuten? Wikkel het meteen af!
• Kost het 10-15 minuten? Zet dit op je takenlijst.
• Kost het meer dan 15 minuten? Plan deze actie in je agenda.

Beslis direct!

Gemiddeld genomen wordt een mail 7x bekeken voordat er iets mee wordt gedaan. Dit kost onnodige tijd en energie.

Neem daarom vanaf vandaag altijd direct een beslissing over een mail. Handel deze direct af of hanteer bovenstaande stelregels. De e-mail op zich kun je dan verwijderen. Moet deze écht bewaard worden dan verplaats je de e-mail naar de juiste map.

Bewaren of weg?

Voor veel mensen is het lastig om een e-mail definitief te verwijderen want ja, je weet tenslotte maar nooit…

Bewaar alleen e-mails die een bewijsfunctie hebben of e-mails die informatie bevatten die je niet snel elders kunt opvragen of raadplegen. De rest kun je met een gerust hart verwijderen.

Onderhoud

Vaste momenten

Voorkom dat je de hele (werk)dag in je mailbox rond hangt. Check daarom slechts twee maal per dag je mailbox, bij voorkeur op vaste momenten.

Bepaal voor jezelf op welke momenten van de dag je dit het beste doet maar start je werkdag er niet mee. Wanneer je de dag start met het checken van je e-mail dan geef je prioriteit aan de planning van een ander terwijl je eigen takenlijst naar de achtergrond schuift.

Start de dag eerst met actie

Vaak ben je in de ochtend het productiefst en werk je beter eerst een aantal taken van je takenlijst weg. Check je mail de eerste keer aan het einde van de ochtend. De tweede keer doe je dit bijvoorbeeld tegen het einde van de dag.

Blok hiervoor ongeveer een half uur tot een uur af in je agenda en besteed deze tijd ook echt alleen aan het verwerken van je e-mail. Laat je niet afleiden door telefoon, collega’s of andere prikkels. Sluit daarna het mailprogramma af.

Routine

Het is belangrijk om regelmatig onderhoud te plegen om het overzicht in je mailbox te behouden. Plan hier periodiek een moment voor in je agenda. Ruim alle oude e-mails op en leeg je prullenbak. Zo houd je de mappen in je mailbox actueel.

Pas je deze stappen consequent toe? Dan krijg je meer grip op je mailbox en wordt het gemakkelijker deze bij te houden.

Tip:

Overvolle mailbox voorkomen? Lees dan ook eens deze tips, voorkomen is tenslotte beter dan genezen 😉.