Meer structuur in je werkweek ? 7 Tips voor het maken van een weekplanning!

Ik ben altijd al wel van het plannen geweest, voor mij werkt dat super fijn! Het maken van een weekplanning is voor mij een routine geworden en helpt mij realistisch te plannen. Het geeft een me een goed inzicht in wat me te doen staat waardoor ik zelf de regie houd over mijn tijd. Wanneer anderen mij vragen iets op te pakken, zie ik in één oogopslag of dat in mijn planning past, of niet.

Regelmatig wordt mij de vraag gesteld: ‘Maar wanneer en hoe doe je dat dan? Dat kost toch ontzettend veel tijd?’. Deels klopt dat wel maar het levert me ook veel op! Een weekplanning geeft rust. Het helpt me de dingen te doen die ik wil of moet doen en zorgt ervoor dat ik goed voorbereid ben.

Zelf maak ik iedere vrijdag mijn planning voor de week die komen gaat. Zo weet ik precies wat me te doen staat en ga ik met een ontspannen gevoel het weekend in. En dat gun ik jou ook!

7 Tips voor het maken van een weekplanning

Plan tijd om te plannen

Het is belangrijk dat je even de tijd neemt om je planning te maken. Kies wekelijks een vaste dag en een vast tijdstip om je weekplanning te maken.

Plan hier ongeveer een half uur voor in. Start je voor het eerst met het maken van een weekplanning? Trek er dan de eerste paar keer wat meer tijd voor uit, je moet er tenslotte nog even inkomen 😉

Gewoonte

Het kiezen van een vast moment en een vaste tijd helpen je om er een gewoonte te maken je planning voor de komende week te maken. Plan dit moment daarom alvast iedere week voor het komende kwartaal in je agenda in. Zo wordt het langzaam maar zeker onderdeel van je routine en gaat het je steeds gemakkelijker af.

Afspraken

Plan eerst de afspraken met jezelf in. Voor mij zijn sporten en wandelen onmisbaar om goed te kunnen functioneren en vind het belangrijk daarvoor tijd vrij te maken. Daarom plan ik deze als eerste in mijn agenda in. Op deze momenten kan ik dus geen andere afspraken plannen of taken oppakken.

Plan daarna de andere afspraken in. Houd daarbij rekening met eventuele reistijd en plan deze ook in. Zo heb je al een aardig beeld van de tijd die nog rest in je week.

Taken

Nu je afspraken ingepland zijn, kijk je naar de taken die je deze week gedaan moet of wilt hebben.

Maak eerst onderscheid tussen taken die minder dan 15 minuten duren en taken die langer dan 15 minuten duren. Taken die langer dan 15 minuten duren, plan je altijd in je agenda in. Taken die korter dan 15 minuten duren, laat je op je takenlijst staan.

Voor de taken die korter dan 15 minuten duren, plan je blokken in je agenda in. Plan dan bijvoorbeeld 1 à 2 uur in je agenda in om aan de taken op je takenlijst te werken.

Zo voorkom je dat je allerlei kleine en losse taken in je agenda noteert waardoor deze erg vol oogt en waardoor het onoverzichtelijk kan worden.

Werk in blokken

Cluster zoveel mogelijk gelijksoortige taken. Plan ook hiervoor blokken in je agenda in.

Denk bijvoorbeeld aan mailmomenten, het doen van je administratie, je huishoudelijke taken etc. Doe gelijksoortige taken bij voorkeur achter elkaar. Zo hoef je niet steeds te schakelen en werk je al deze taken in één moeite af.

Lucht en ruimte

Mijn klanten geven regelmatig aan dat het vaak toch niet lukt bepaalde taken op te pakken want ‘er komt altijd wel wat tussendoor’. En dat klopt.

Houd daarom rekening met onverwachte zaken. Er komt altijd wel iets of iemand tussendoor of een taak kost meer tijd dan je had ingeschat. Zelf plan ik per dag ongeveer één à anderhalf uur ‘lucht en ruimte’ in mijn agenda in. Zo ondervang ik onverwachte situaties.

Kortom: prop je week niet helemaal vol met afspraken en to-do’s

Werk vanuit je planning

Hou je weekplanning altijd bij de hand. Kijk aan het einde van de dag wat er morgen op de planning staat. Zo is het meteen duidelijk wat je te doen staat en verschijn je goed voorbereid aan de start.

De theorie is natuurlijk heel mooi, maar de praktijk kan een stukje weerbarstiger zijn. Wees daarom niet al te streng voor jezelf. Lukt het een dagje niet? Pak dan morgen de draad weer op.

Succes met het maken van je weekplanning!