Moet ik dit nu doen?

Wanneer ik samen met klanten aan de slag ga om een haalbare planning of realistische takenlijst te maken, blijkt regelmatig dat zij een ellenlange takenlijst hebben. Er lijkt geen einde aan te komen!

Bij het oppakken van taken wordt meestal eerst gekozen voor taken die lekker snel en gemakkelijk af te strepen zijn. Ik noem ze ook wel ‘de snelle koolhydraten’: Ze geven je op korte termijn een goed gevoel, maar helpen je op de lange termijn niet echt vooruit.

Misschien heb jij ook wel een erg lange takenlijst. En vind je het heerlijk om snel wat acties te kunnen afstrepen, want dat geeft zo’n lekker gevoel! Terwijl je daarmee bezig bent, komt er ook nog ‘even’ een klusje tussendoor. Die pak je dan gelijk maar even op want dan is dat maar weer gedaan….

Als je dit zo leest, begrijp je misschien wel dat je – voordat je er erg in hebt – druk bent met minder belangrijke taken.

Wil je slim omgaan met je taken en tijd? En de dingen doen die voor jou belangrijk zijn? Stel jezelf dan de volgende vraag voordat je aan een taak begint of wanneer iemand je vraagt (even tussendoor) iets voor hen te doen:

‘Moet ik dit nu doen?’

Deze op het oog simpele vraag helpt je namelijk beter prioriteiten te bepalen op de drukkere momenten en zorgt ervoor dat je de dingen doet die voor jóu belangrijk zijn.

Je kunt deze vraag op verschillende manieren stellen. Met iedere keer de klemtoon op een ander woord in de zin. Hieronder zal ik dit verder toelichten.

5 x Moet ik dit nu doen?

📌 MOET ik dit nu doen?

Is het een actie die moet of mag worden uitgevoerd? Is het verplicht of kan ik kiezen en mag ik hier ook ‘nee’ tegen zeggen?

We denken al snel dat er meer moet dan daadwerkelijk het geval is en zijn snel geneigd om ‘ja’ te zeggen. Zeg alleen ‘ja’ wanneer dit in jouw agenda past, jij er energie van krijgt en als je er goed bij voelt.

📌 Moet IK dit nu doen?

Ben ik de juiste persoon om deze taak op te pakken? Of zou dit ook door iemand anders gedaan kunnen worden?

Oftewel, ben jij de enige die deze taak kan uitvoeren? Of zijn er ook anderen die dit (gedeeltelijk) kunnen oppakken of overnemen?

📌 Moet ik DIT nu doen?

Is dit hetgeen wat er nu moet gebeuren? Of is er een andere actie die eerst opgepakt dient te worden? Dus: kan ik mijn tijd misschien beter besteden aan iets wat meer prioriteit heeft?

📌 Moet ik dit NU doen?

Is het dringend? Of kan het ook wat later op de dag of misschien zelfs morgen opgepakt worden zodat ik eerst afmaak waarmee ik bezig ben?

Veel taken lijken dringender dan ze in werkelijkheid zijn. Beoordeel daarom de urgentie: moet het écht nu gebeuren? Of kan je het inplannen op een moment dat je tijd hebt?

📌 Moet ik dit nu DOEN?

Moet ik überhaupt wel actie ondernemen? Of is geen actie ondernemen ook een optie?

Er hoeft namelijk niet altijd actie ondernomen te worden. Wanneer je bijvoorbeeld een cc-mail ontvangt dan is deze doorgaans bedoeld om jou te informeren en niet om actie te ondernemen.

⁠Wat is jouw antwoord?

Beantwoord je één van deze vragen met ‘nee’? Dan is het niet iets waar je je op dit moment druk over hoeft te maken. Je kunt het dan beter negeren, delegeren of desnoods op een later moment inplannen. Jouw tijd en energie kun je beter eerst ergens anders aan besteden.

Door de vraag keer op keer te stellen, krijg je jouw prioriteiten beter in beeld. Het helpt je betere keuzes te maken in wat je wel en niet oppakt maar ook wanneer je dit doet.

Ik zou zeggen: Ga het eens een weekje proberen. Schrijf de vraag op een post-it en plak ‘m op een goed zichtbare plek op. En stel jezelf bij iedere taak die je wilt oppakken deze belangrijke vraag: ‘Moet ik dit nu doen?’.

Ik ben benieuwd wat het je brengt, succes!