Staan er (te)veel taken op je takenlijst? Stel prioriteiten!

Heb je al eens een moment de tijd genomen om een breindump te maken? Ik ben echt heel benieuwd hoeveel dingen er op jouw lijst terecht komen.

In de praktijk zie ik dat het aantal nogal uiteen kan lopen. Vaak varieert het aantal tussen de 30 en 150 taken, dat zijn er nogal wat 🙉! Het is dus zaak hierin prioriteiten te stellen.

Ja duh… dat snap je misschien zelf ook wel, maar prioriteiten stellen kan nog knap lastig zijn. In dit blog geef ik je graag een paar handvatten die je daarbij helpen.

Wat is prioriteit?

We weten allemaal dat het belangrijk is om prioriteiten te stellen wanneer je (te)veel taken op je takenlijst hebt staan. Maar wat is dat nou eigenlijk, prioriteiten stellen?

Volgens de Dikke Van Dale betekent het: ‘datgene wat voorrang hoort te krijgen’ maar dat klinkt nog best een beetje vaag al zeg ik het zelf. Wat voorrang ‘hoort’ te krijgen? Wie bepaalt wat ‘hoort’?

Het genootschap Onze Taal verwoordt het als volgt: ‘aangeven wat het belangrijkste is en wat dus het eerst moet gebeuren’.

En dat zit wat mij betreft al wat meer in de richting, aangeven wat het belangrijkste is en dan met name wat voor jóu het belangrijkste is.

Maar dat kan nog best lastig zijn en daarom help ik je er graag bij op weg.

Creëer overzicht

Prioriteiten stellen doe je het beste wanneer je alles wat er te doen staat in beeld hebt.

Heb je al een moment genomen om een breindump te maken? Dan heb je de eerste stap al gezet. Zo niet, neem dan eerst nog even een moment om een breindump te maken.

Doordat je alles uit je hoofd op papier hebt gezet, heb je een mooi overzicht in al je taken. Aan de hand van dit overzicht kun je keuzes gaan maken, wat is belangrijk en wat is minder belangrijk.

Wat is belangrijk?

En daar zit ’t m nou net in, hoe bepaal je wat belangrijk is?

Het kan soms fijn zijn om eerst de taken op te pakken die je lekker snel en gemakkelijk kunt afstrepen. Ik noem ze daarom dan ook wel ‘de snelle koolhydraten’: Ze geven je op korte termijn een goed gevoel, maar helpen je op de lange termijn niet echt vooruit.

Want wanneer je lekker snel afstreept, doe je best veel maar ben je dan wel met de juiste dingen bezig?

Er zijn een aantal hulpmiddelen die je kunnen helpen om te bepalen wat voor jou belangrijk is. Ik benoem er twee, maar er zijn meer manieren die je helpen prioriteiten te stellen.

1. Moet ik dit nu doen?

Eerder heb ik een blog geschreven over hoe een op zich eenvoudige vraag je kan helpen je prioriteiten te bepalen. Vraag je je af of je wel met de juiste dingen bezig bent? Stel jezelf dan de volgende vraag: ‘Moet ik dit nu doen?’.

Deze op het oog simpele vraag helpt je namelijk bij het bepalen van jouw prioriteiten op de drukkere momenten en zorgt ervoor dat je de dingen doet die voor jóu belangrijk zijn.

Deze vraag geeft je inzicht in of je een bepaalde taak nu oppakt, beter voor een later moment in kunt plannen, delegeert of misschien wel elimineert van je takenlijst.

2. Eisenhouwer matrix

Een andere methode die je kunt toepassen is de Eisenhouwer matrix. Dwight Eisenhouwer stelde dat: ‘Wat belangrijk is, hoeft niet persé urgent te zijn en wat urgent is, hoeft niet altijd belangrijk te zijn’.

In het kort komt het erop neer dat je taken die belangrijk én dringend zijn beter meteen uitvoert. Taken die wel belangrijk zijn maar niet dringend, plan je in je agenda, taken die niet belangrijk zijn maar wel dringend kun je beter delegeren. En taken die niet belangrijk zijn en niet dringend, elimineer je van je takenlijst.

Mijn voorkeur gaat uit naar de eerste. Deze vraag helpt me mijn focus weer even scherp te stellen op de dingen die voor mij belangrijk zijn.

Markeer je prioriteiten

Heb je voor jezelf bepaald wat op dit moment jouw prioriteiten zijn? Markeer dan deze taken met een cijfer:

1. Taken die heel belangrijk zijn en nu moeten gebeuren.
2. Taken die je voor een later moment kunt inplannen.
3. Taken die je wel een keer wilt doen maar niet in de nabije toekomst.

Aan de hand van dit lijstje kun je nu acties gaan uitzetten:

Prioriteit 1 noteer je op je takenlijst

Prioriteit 2 plan je in je agenda in

Prioriteit 3 taken laat je even voor wat ze zijn en kun je bijvoorbeeld op een aparte lijst noteren voor een later moment of misschien wel helemaal van je lijst schrappen 😉

Hoe je een takenlijst maakt die werkt, lees je in dit artikel.

Onderhoud

Geef je takenlijst en prioriteiten dagelijks aandacht.

Het is belangrijk om je taken en prioriteiten goed in beeld te houden en te volgen. Blik iedere dag even terug op je taken en prioriteiten – bij voorkeur aan het einde van je werkdag.

Het kost niet meer dan 10 minuten van je tijd. Deze investering in tijd helpt je grip te houden op je taken en prioriteiten en kun je beter focus houden op de dingen die voor jou belangrijk zijn.